Für die öffentliche Verwaltung sind die Aussonderung und Archivierung entscheidende Aspekte. Durch die systematische Aussonderung nicht mehr benötigter Dokumente und die ordnungsgemäße Archivierung wichtiger Aufzeichnungen können Sie Ihre rechtlichen und regulatorischen Anforderungen erfüllen. Mit CC ECM ist dies sicher und effizient möglich.
Aussondern und Archivieren
Altregistratur und Musterakten Archivieren Organisieren Vereinfachen Mit CC e-gov
- Flexible Integration in CC ECM
- Arbeiten Sie in Ihrer vertrauten Arbeitsumgebung weiter
- Grundlegend für den Datenschutz, die Signaturerhaltung und die revisionssichere Aufbewahrung
- Frei definierbare Metadaten am Schriftgut
Starten Sie jetzt in die volldigitale, medienbruchfreie Schriftgutverwaltung mit dezidiertem Altregistratur- und Aussonderungskonzept
Auskunftsersuche, Speicherminimierung & Speicherbegrenzung: Die Hauptfunktionen gewährleisten, dass datenschutzrelevante Informationen strukturiert recherchiert und Löschfristen eingehalten werden. Eine ordnungsgemäße Altregistratur ist grundlegend für die Gewährleistung der Rechtssicherheit hinsichtlich des Datenschutzes, der Signaturerhaltung und der revisionssicheren Aufbewahrung. Die genaue Umsetzung der Altregistratur im CC ECM zeigen wir Ihnen gerne in einer unverbindichen Produktvorstellung.
Erstellung & Erfassung
- Erstellen Sie neue Aufzeichnungen und Dokumente
- Erfassen Sie bereits bestehende Unterlagen, unabhängig von ihrem Format (z. B. Papier, elektronisch)
Organisation & Klassifizierung
- Klassifizieren und organisieren Sie Aufzeichnungen und Dokumente gemäß vordefinierten Kategorien und Metadaten
- Dies erleichtert die Identifizierung und Zugänglichkeit
Speicherung & Aufbewahrung
- Sichere und angemessene Speicherung von Aufzeichnungen und Dokumenten während ihres Lebenszyklus
- Rechtliche, geschäftliche und betriebliche Anforderungen werden hierbei berücksichtigt
Archivierung & Langzeitaufbewahrung
- Ob für historische, rechtliche oder andere Zwecke in speziellen Archiven oder Archivsystemen
- Mit unserer Lösung können Sie Aufzeichnungen und Dokumente langfristig aufbewahren und verwalten
Aussonderung & Vernichtung
- Systematische Aussonderung und ggf. Vernichtung von Aufzeichnungen und Dokumenten, die nicht mehr benötigt werden oder deren Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind
- Schaffen Sie Platz und erfüllen Sie gleichzeitig rechtliche Anforderungen
Ihr Kontakt
- Sie interessieren sich für Aussonderung und Archivierung?
- Melden Sie sich gern bei uns. Wir helfen weiter!
Wie alles funktioniert
Durch die zentralisierte und medienbruchfreie Verwaltung der Schriftgüter im CC ECM bleiben die Akten und Vorgänge durch frei definierbare Metadaten vollständig recherchierbar. Zudem unterstützt das CC ECM die Altregistratur durch die Einbindung von Fristen- und Bewertungskatalogen der Archivbehörden und die workflowbasierte Überwachung der jeweiligen Fristen zur Aussonderung.
Die Erfahrung zeigt, dass ohne eine digitale Schriftgutverwaltung per DMS bzw. ECM den Ansprüchen hinsichtlich der Einhaltung von Löschfristen und Auskunftsersuchen unzureichend Genüge getan werden kann. Dies liegt an der oftmals auftretenden Verteilung von Vorgängen und Akten auf diverse Medien und den damit einhergehenden Medienbrüchen.
Dokumentenerfassung & Indexierung
- Erfassung von physischen und digitalen Dokumenten
- Automatische Indexierung von Dokumenten anhand definierter Metadaten
- Vorteile: Reduzierung manueller Aufgaben, schnellere Erfassung von Informationen, verbesserte Datenqualität
Versionierung & Revisionssicherheit
- Versionierung von Dokumenten zur Nachverfolgung von Änderungen
- Revisionssicherheit durch Protokollierung aller Änderungen
- Vorteile: Sicherstellung der Integrität von Dokumenten, Nachvollziehbarkeit von Änderungen, Einhaltung von Compliance-Anforderungen
Elektronisches Archivmanagement
- Speicherung und Verwaltung von Dokumenten in einem elektronischen Archiv.
- Definition von Aufbewahrungsrichtlinien und -fristen
- Vorteile: Effiziente Aufbewahrung von Dokumenten, Einhaltung gesetzlicher Anforderungen, Optimierung der Speichernutzung
Sicherheit und Zugriffsmanagement
- Definition von Zugriffsrechten und -rollen für Benutzer
- Verschlüsselung von sensiblen Dokumenten und Daten
- Vorteile: Schutz vertraulicher Informationen, Einhaltung von Datenschutzrichtlinien, Minimierung von Sicherheitsrisiken
Such- & Filterfunktionen
- Leistungsstarke Such- und Filterfunktionen
- Volltextsuche, Metadatensuche, erweiterte Suchkriterien
- Vorteile: Schneller Zugriff auf benötigte Informationen und effiziente Informationsverwaltung
Aktenstaub ade
- Wir helfen Ihnen, dass Ihre Akten keinen Staub ansetzen
- Unser Team berät Sie in allen Aspekten zur Aussonderung und Archivierung
